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V2C Business Panel: Konto erstellen und die Plattform nutzen

Das V2C Business Panel ist eine Plattform für Unternehmen, die Ladevorgänge im Zusammenhang mit V2C Ladegeräten im privaten Umfeld verwalten und abrechnen möchten.

Laden Mitarbeitende ihre Firmen- oder Flottenfahrzeuge am Wohnort, können mit dem V2C Business Panel sämtliche Ladedaten in Echtzeit eingesehen werden. Darüber hinaus lässt sich der prozentuale Erstattungsanteil definieren und die Zahlungsverwaltung automatisiert steuern.

So wird ein Konto im V2C Business Panel erstellt

Die Registrierung für das V2C Business Panel ist einfach aufgebaut und in wenigen Schritten abgeschlossen. So stehen alle Funktionen der Plattform schnell zur Verfügung.

Zugang zum V2C Business Panel

Über v2c.cloud/business-panel/ auf die Plattform zugreifen.

Konto erstellen

Zunächst erfolgt die Registrierung im V2C Business Panel als Vertretung eines Unternehmens.

Ist bereits ein Konto in V2C Cloud vorhanden, kann direkt mit den bestehenden Zugangsdaten auf die Plattform zugegriffen werden. Andernfalls wird ein neues Konto angelegt, indem eine E-Mail-Adresse hinterlegt und ein Passwort definiert wird.

Nach der Neuerstellung des Kontos ist die E-Mail-Adresse über den zugesendeten Bestätigungslink zu verifizieren, damit der Zugang aktiviert werden kann.

Neues Konto erstellen oder anmelden, falls bereits ein Konto besteht.
Konto über den Link verifizieren.
Firmendaten eintragen.

Geschäftsdaten registrieren

Zur Plattform zurückkehren und anmelden. 

Die Unternehmensinformationen eingeben. Dabei wird definiert, ob die Erstattungszahlungen an Mitarbeitende automatisiert oder manuell abgewickelt werden.

Automatische Zahlung (Empfohlen)
Die Rückerstattung wird systemseitig automatisiert verarbeitet und am Monatsende an die Mitarbeitenden ausgezahlt.

Manuelle Zahlung
Die Erstattung wird nicht automatisiert, sondern manuell durch das Unternehmen verwaltet und durchgeführt.

WICHTIG:
Wenn in diesem Schritt eine andere E-Mail-Adresse hinterlegt wird als die für den Login verwendete, sendet das System eine Bestätigungsnachricht an diese neue Adresse, damit sie verifiziert werden kann.

Wird dieselbe E-Mail-Adresse wie für den Zugang zur Plattform verwendet, wird keine zusätzliche Bestätigungsnachricht versendet.

Zahlungsmethode hinzufügen

Im nächsten Schritt wird die Bankkarte hinzugefügt, über die die Rückerstattungen für absolvierte Ladevorgänge an die Mitarbeitenden abgewickelt werden.

Nach dem Hinterlegen der Karte ist eine erneute Anmeldung im V2C Business Panel erforderlich.

„Karte hinzufügen“ auswählen.
Bankdaten hinzufügen.

V2C Business Panel-Konto konfigurieren


Im Abschnitt „Konfiguration“ können der bei der Registrierung definierte Erstattungsanteil sowie der gewählte Zahlungsmodus eingesehen und angepasst werden.

Bei aktivierter automatischer Zahlung werden die entsprechenden Beträge automatisiert über die hinterlegte Bankkarte abgerechnet.

Darüber hinaus kann die automatische Aktivierung eingeschaltet werden. Diese Funktion sorgt dafür, dass Ladesitzungen künftig hinzugefügter Ladegeräte automatisch registriert werden, ohne dass eine manuelle Freigabe notwendig ist.

In diesem Bereich lassen sich außerdem die steuerlichen Unternehmensinformationen prüfen und aktualisieren sowie Zahlungsmethoden durch Hinzufügen oder Entfernen von Bankkarten verwalten.

Zusätzlich wird hier der Firmencode angezeigt. Dieser eindeutige Identifikator sollte mit den Mitarbeitenden geteilt werden, damit sie ihr Ladegerät mit dem Unternehmenskonto verknüpfen können.

WICHTIG:
Der Unternehmenscode dient als eindeutiger Identifikator für die Verknüpfung des Ladegeräts mit dem Unternehmenskonto. Er muss an die Mitarbeitenden weitergegeben werden, damit ihre Ladesitzungen erfasst und die zugehörigen Erstattungen korrekt verarbeitet werden können.

Die im Bereich „Konfiguration“ definierten Änderungen werden als Standardwerte übernommen. Gleichzeitig bleibt es möglich, die Parameter jedes Ladegeräts separat zu konfigurieren und bei Bedarf anzupassen.

Auf „Einstellungen“ klicken.
Deckungsanteil ansehen oder bearbeiten.
Auf „Automatische Zahlungsverwaltung“ klicken, damit Beträge automatisch von der Karte abgebucht werden.
Steuerdaten prüfen.
Zahlungsmethoden verwalten.
Unternehmenscode ansehen und teilen.

So wird der e-Charger mit dem Unternehmenskonto verbunden

Diesen Link kopieren und an den Mitarbeitenden senden, damit der Vorgang geöffnet und abgeschlossen werden kann.

V2C Cloud – versión smartphone

Einstellungssymbol auswählen.
Zum Bereich „Business Panel“ scrollen.
Den Button „E-Charger verknüpfen“ aktivieren.
Die erforderlichen Daten eingeben, um die Verknüpfung abzuschließen.

V2C Cloud – versión web

SCHRITT 1
Zum Menü „E-Charger-Einstellungen“ gehen.
SCHRITT 2
 Auf „Business Panel“ klicken.
SCHRITT 3
Die Option „E-Charger mit einem Unternehmen verknüpfen“ aktivieren.
SCHRITT 4
 Die Daten ausfüllen. Der Unternehmenscode ist eine eindeutige Kennung und wird von der zuständigen Person im Unternehmen bereitgestellt.

Dieser Prozessabschnitt muss vom Mitarbeitenden über das persönliche Konto in der V2C Cloud ausgeführt werden.

Die Verknüpfung kann sowohl in der mobilen App als auch in der Web-Version vorgenommen werden. Die nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Darstellungen zeigen den korrekten Ablauf für die Anbindung des e-Chargers.

Wurde noch kein Konto angelegt oder der Charger noch nicht hinzugefügt, muss dieser Vorgang zuerst abgeschlossen werden, bevor die Verknüpfung fortgesetzt werden kann.

Wie zusätzliche Geräte verwaltet werden können

Nach Abschluss der Verknüpfung durch den Mitarbeitenden wird das Ladegerät automatisch im Bereich „Geräte“ des V2C Business Panels angezeigt.

In diesem Bereich kann jeder e-Charger individuell konfiguriert werden. Dazu zählen das Aktivieren oder Deaktivieren der Protokollierung von Ladesitzungen, die Steuerung automatischer Zahlungen, die Anpassung des für dieses Gerät geltenden Erstattungsanteils sowie die Änderung des zugewiesenen Tarifs.

Standardmäßig übernimmt jedes Gerät die allgemeinen Einstellungen aus dem Abschnitt „Konfiguration“. Diese Werte können bei Bedarf jedoch jederzeit gerätespezifisch angepasst werden.

Über das Optionen-Menü mit dem Drei-Punkte-Symbol lassen sich zusätzliche Informationen zum Benutzer und zum Gerät abrufen, einschließlich der IBAN des Mitarbeitenden.

Bei manueller Zahlungsverwaltung können diese Daten verwendet werden, um die Überweisung direkt vorzunehmen.

Ist die automatische Zahlung aktiviert – die empfohlene Option –, ist kein manueller Eingriff erforderlich. Das System belastet die Firmenkarte und schreibt den entsprechenden Betrag automatisch dem Mitarbeitenden gut.

Auf „Gerät“ klicken.
Hier lassen sich alle Einstellungen individuell anpassen.

Tarife anlegen und verwalten

Klicken Sie auf „Tarife“
Klicken Sie auf das +‑Symbol
Erstellen Sie die erforderliche Anzahl an Tarifen

Im Abschnitt „Tarife“ können neue Preisstrukturen definiert werden. Dafür wird ein neuer Tarif angelegt, benannt und einem Tariftyp zugewiesen.

Verfügbar sind ein Pauschaltarif mit durchgehend identischem kWh-Preis sowie ein zeitbasierter Tarif, bei dem unterschiedliche Preise je nach Zeitfenster festgelegt werden können.

Beide Modelle unterstützen abweichende Preisdefinitionen für Werktage und Wochenenden. Nach dem Anlegen lässt sich der Tarif dem jeweiligen Ladegerät im Bereich „Geräte“ zuordnen.

Die Plattform erfordert, dass immer ein Standardtarif aktiv ist.

Abrechnung und monatliche Zusammenfassung

Im Abschnitt „Abrechnung“ steht eine monatliche Zusammenfassung der Erstattungen, des Energieverbrauchs und der ausgestellten Rechnungen zur Verfügung. Diese Übersicht kann direkt heruntergeladen werden.

Zusätzlich wird eine mitarbeiterspezifische Aufschlüsselung angezeigt, einschließlich verbrauchter Energie, angefallener Kosten und der zugehörigen Rückerstattung.

Für den aktuellen Monat bleibt der Status bis zum Monatsende auf „In Bearbeitung“.

Bei manueller Zahlungsabwicklung wird der Status zum Monatsende als „Ausstehend“ geführt und muss nach erfolgter Zahlung außerhalb der Plattform manuell angepasst werden.

Wenn die Zahlung automatisch erfolgt, wird der Status am Ende des Monats automatisch auf abgeschlossen aktualisiert.

Darüber hinaus ist es möglich, nach spezifischen Geräten oder Mitarbeiter-IDs zu suchen, nach Zahlungsmanagementtyp oder -status zu filtern und die Tabelle in eine Excel-Datei zu exportieren.

Die monatliche Übersicht im oberen Bereich des Bildschirms aggregiert die gesamten Rückerstattungen sowie den gesamten Energieverbrauch; unabhängig von der gewählten Zahlungsabwicklung und unabhängig davon, ob sich der Status auf „In Bearbeitung“, „Ausstehend“ oder „Abgeschlossen“ befindet.

Auf „Abrechnung“ klicken.
Hier können alle Daten zu den abgeschlossenen Ladevorgängen angesehen werden.

Detaillierte Analyse aller Ladevorgänge aufrufen

Auf „Sitzungen“ klicken.
Hier gibt es eine detailliertere Analyse der Ladeaufteilung.

Für die detaillierte Auswertung einzelner Ladevorgänge steht der Abschnitt „Sitzungen“ zur Verfügung.

Im Gegensatz zur Tabelle „Lastenaufbau nach Mitarbeitenden“ im Bereich „Abrechnung“, die eine monatliche Gesamtauswertung nach Mitarbeitenden und Ladegerät bietet, werden hier alle abgeschlossenen Ladevorgänge in einer vollständigen Detailansicht aufgeführt. Angezeigt werden unter anderem Start- und Endzeitpunkt, Sitzungsdauer, Energieverbrauch, Kosten und der jeweilige Erstattungsstatus.

Darüber hinaus ist eine Suche nach Gerät oder Mitarbeiter-ID sowie eine Filterung nach Datum möglich.

Die vollständigen Detailinformationen können zudem als Excel-Datei exportiert werden.

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