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V2C Business Panel : comment créer un compte et utiliser la plateforme ?

V2C Business Panel est une nouvelle plateforme qui permet aux entreprises de gérer et de rembourser les recharges effectuées par leurs employés à domicile avec leur borne V2C.

Si vous êtes responsable d’une entreprise et que vos employés rechargent des véhicules de flotte à leur domicile, V2C Business Panel vous permet de consulter toutes les informations sur les recharges, de décider du pourcentage du coût que vous souhaitez rembourser et de gérer les paiements de manière totalement automatisée.

Étapes pour créer un compte sur V2C Business Panel

S’inscrire sur V2C Business Panel est simple et rapide. Suivez ces étapes pour commencer à profiter de tous les avantages de la plateforme.

Accédez à V2C Business Panel

Rendez vous sur le site : v2c.cloud/business-panel/.

Créer un compte

La première étape consiste à vous inscrire sur V2C Business Panel en tant que responsable de l’entreprise.

Si vous avez déjà un compte V2C Cloud, vous pouvez vous connecter avec les mêmes identifiants. Sinon, complétez l’inscription en saisissant votre adresse e-mail et en créant un mot de passe pour commencer à utiliser la plateforme.

Si vous créez un nouveau compte, vérifiez votre boîte e-mail et cliquez sur le lien de validation pour activer votre compte.

Créez un nouveau compte ou connectez-vous si vous en avez déjà un
Cliquez sur le lien pour vérifier votre compte
Remplissez les informations de l’entreprise

Enregistrez les informations de votre entreprise

Reconnectez-vous à la plateforme.

Complétez les informations de votre entreprise. Parmi les données demandées, vous devrez indiquer si vous souhaitez que le paiement à vos employés soit effectué de manière automatique ou manuelle.

Paiement automatique (recommandé)
Le système gère et envoie automatiquement le remboursement à l’employè à la fin du mois.

Paiement manuel
Vous gérez vous-même le remboursement à l’employé.

IMPORTANT :
Si vous indiquez ici une adresse e-mail différente de celle utilisée pour vous connecter, un message de vérification sera envoyé à cette nouvelle adresse pour validation.

Si vous utilisez la même adresse que pour vous connecter, aucun nouveau message de vérification ne sera envoyé.

Ajouter un mode de paiement

L’étape suivante consiste à ajouter une carte bancaire à partir de laquelle les remboursements aux employés pour les recharges effectuées seront effectués.

Une fois la carte ajoutée, reconnectez-vous à V2C Business Panel.

Cliquez sur ‘Ajouter une carte’
Saisissez les informations de votre carte bancaire

Configurer votre compte V2C Business Panel


Dans la section « Paramètres », vous pouvez consulter et modifier le pourcentage de remboursement défini lors de l’inscription, ainsi que le type de gestion des paiements choisi.

Si le paiement automatique est activé, les montants seront débités automatiquement sur la carte bancaire enregistrée.

Vous pouvez également activer la synchronisation automatique, une fonction qui permet d’enregistrer automatiquement les sessions de recharge des futurs chargeurs ajoutés, sans intervention manuelle.

Depuis cette section, vous pouvez également vérifier et mettre à jour les informations fiscales de votre entreprise, gérer les modes de paiement en ajoutant ou supprimant des cartes bancaires, et visualiser le Code entreprise, un identifiant unique à partager avec vos employés pour qu’ils puissent relier leur chargeur à votre compte d’entreprise.

Vous pouvez également consulter le Company Code, un identifiant unique qui doit être partagé avec les employés afin qu’ils puissent lier leur chargeur au compte de l’entreprise.

IMPORTANT : :
Le code entreprise est l’identifiant que vous devez partager avec vos employés pour relier leur chargeur à votre compte d’entreprise, afin de suivre leurs sessions de recharge et d’effectuer les remboursements correspondants.

Les modifications effectuées dans la section « Paramètres » seront utilisées comme valeurs par défaut. Toutefois, vous pourrez personnaliser ou modifier la configuration de chaque chargeur individuellement.

Cliquez sur ‘Paramètres’.
Visualisez ou modifiez le pourcentage de remboursement
Activez l’option « Gestion du paiement automatique » afin que le remboursement soit effectué automatiquement à l’employé à la fin du mois. Le montant sera prélevé sur la carte enregistrée comme moyen de paiement
Cliquez sur « Activation automatique » pour enregistrer immédiatement les sessions de recharge des futurs appareils reliés à votre compte d’entreprise
Consultez et vérifiez les informations fiscales
Gérez le mode de paiement
Visualisez et partagez le Code entreprise avec vos employés

Comment l’employé relie son e-Charger au compte de l’entreprise

Copiez ce lien et partagez-le avec votre employé afin qu’il puisse puisse suivre cette étape et finaliser le processus de connexion.

V2C Cloud – version smartphone

Sélectionnez l’icône des paramètres
Faites défiler jusqu’à la section ‘Business Panel’
Activez le bouton ‘Link e-charger’
Renseignez les informations requises pour finaliser l’association

V2C Cloud – version web

ÉTAPE 1
Accédez au menu ‘Paramètres e-Charger’
ÉTAPE 2
Cliquez sur ‘Business Panel’
ÉTAPE 3
Activez l’option ‘Lier l’e-charger à une entreprise’
ÉTAPE 4
Renseignez les informations. Le code de l’entreprise est un identifiant unique fourni par la personne responsable dans l’entreprise

Cette étape du processus doit être effectuée par l’employé depuis son compte personnel sur V2C Cloud.

L’association peut être effectuée depuis l’application mobile ou depuis la version web. Suivez les étapes illustrées pour connecter correctement le e-Charger.

Si vous n’avez pas encore créé de compte ou ajouté votre borne, vous devrez d’abord compléter cette étape en suivant les instructions correspondantes.
Si vous n’avez toujours pas de compte créé ou n’avez pas ajouté votre chargeur, il sera d’abord nécessaire de compléter ce processus en suivant ces étapes.

Le e-Charger doit être connecté à Internet pour que la plateforme enregistre correctement les sessions de charge et le remboursement correspondant.

Comment gérer les appareils ajoutés

Une fois que l’employé a terminé le lien, son chargeur apparaîtra automatiquement dans la ‘section Appareils‘ du V2C Business Panel.

À partir de cette section, chaque e-Charger peut être personnalisé individuellement : activer ou désactiver la journalisation des sessions de recharge, gérer les paiements automatiques, modifier le pourcentage de remboursement appliqué à ce e-Charger, et changer le tarif attribué.

Par défaut, chaque appareil adopte les paramètres généraux définis dans la section ‘Configuration’, bien que ces valeurs puissent être personnalisées à tout moment.

Dans le menu des options (icône des trois points), des informations supplémentaires concernant l’utilisateur et l’appareil peuvent être consultées, y compris l’IBAN de l’employé.

Si les paiements sont gérés manuellement, ces données peuvent être utilisées pour effectuer le virement bancaire directement.

Si le paiement automatique est activé (option recommandée), aucune intervention ne sera nécessaire : le système prélèvera la carte de l’entreprise et créditera automatiquement le montant correspondant à l’employé.

Cliquez sur ‘Appareil’
À partir d’ici, vous pouvez personnaliser chaque aspect

Comment ajouter et modifier des tarifs

Cliquez sur ‘Tarifs’
Cliquez sur l’icône ‘+’
Créez le nombre de tarifs requis

Dans la section ‘Tarifs‘ de nouvelles configurations de tarification peuvent être créées.

Il suffit d’ajouter un nouveau tarif, d’attribuer un nom et de choisir le type :

– Tarif fixe, avec le même prix par kWh tout au long de la journée
– Tarif horaire, qui permet de définir des prix différents selon la tranche horaire

Dans les deux cas, des montants différents peuvent être définis pour les jours de semaine et les week-ends.

Une fois le tarif créé, il peut être attribué au chargeur correspondant dans la section ‘Appareils‘.

La plateforme exige qu’un tarif par défaut soit toujours actif.

Comment consulter la facturation et le résumé mensuel

Dans la section ‘Facturation‘ vous pouvez voir le résumé mensuel des remboursements, de l’énergie consommée et des factures émises, avec la possibilité de les télécharger. 

Vous voyez également une répartition par employé avec le énergie consommée, le coût et le remboursement correspondant.

En cas de visualisation du mois en cours, le statut apparaîtra comme en cours jusqu’à la fin du mois.

Si les paiements sont gérés manuellement, ils apparaîtront comme en attente à la fin du mois et le statut devra être modifié manuellement une fois le paiement effectué en dehors de la plateforme.

If the payment is automatic, the status will automatically update to completed at the end of the month.

De plus, il est possible de rechercher par appareil spécifique ou par identifiant d’employé, de filtrer par type ou statut de gestion des paiements, et d’exporter le tableau vers un fichier Excel.

Le résumé mensuel en haut de l’écran additionne le montant total du remboursement et l’énergie consommée, qu’il s’agisse d’une gestion des paiements automatique ou manuelle, et également indépendamment du fait que le statut soit en cours, en attente ou complété.

Cliquez sur ‘Facturation’
À partir d’ici, vous pouvez consulter toutes les données relatives aux sessions de recharge terminées

Comment voir l’analyse détaillée de toutes les charges

Cliquez sur ‘Sessions’
Consultez une analyse plus détaillée de la répartition de la charge

Pour une analyse plus détaillée de la répartition de la charge, accéder à la section ‘Sessions’.

Contrairement au tableau ‘Répartition de la charge par employé’ dans la section ‘Facturation’, où le résumé total du mois par employé et chargeur est consulté, ici le total des sessions de charge complètes est visualisé, avec une liste complète indiquant leurs dates de début et de fin, la durée, l’énergie consommée, le coût et l’état du remboursement.

Il est possible de chercher par appareil ou ID d’employé et filtrer par dates.

Il est également possible d’exporter toutes les informations détaillées dans un fichier Excel.

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